Angajatorul poate dispune modificarea temporară a locului de muncă al salariatului, trimiţându-l în delegaţie sau în detaşare. Dacă asemenea deplasări sunt permanente şi ţin chiar de natura activităţii desfăşurate de salariat, în contractul individual de muncă se poate insera o clauză de mobilitate, iar menţiunea că munca nu va fi prestată într-un loc de muncă fix, ci în mai multe locuri, va fi trecută în contract între clauzele esenţiale (enumerate de Codul Muncii).
Indemnizaţia zilnică de delegare.
Prevederile art. 2 din Hotărârea Guvernului 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării în altă localitate, precum şi în cazul deplasări, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, stabilesc pentru salariaţii din cadrul conpaniilor naţionale, societăţilor comerciale şi regiilor autonome cărora drepturile salariale li se acordă prin negociere, drepturile băneşti pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării în cadrul localitatii, în interesul serviciului, se acorda în conditiile prevazute în contractile collective sau individuale de munca.
Pentru a justifica şi deconta cheltuielile de transport şi cazare efectuate de salariaţi pe perioada delegării şi deplasării în alta localitate, în baza şi în condiţiile stabilite prin contractele colective sau individuale de muncă, se va întocmi ordinul de deplasare. Ordinal se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmează a efectua deplasarea, precum şi justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale în numerar.
Menţiunile referitoare la cheltuielile de transport şi cazare efectuate de salariaţi pe perioada delegării şi care nu pot fi dovedite prin documente se înscriu în ordinal de deplasare.
Pe baza ordinului de deplasare aprobat de conducătorul unităţii şi având toate vizele legale, compartimentul financiar-contabil întocmeşte "Nota de contabilitate" care reprezintă şi document justificativ.
La compartimentul financiar contabil de verifică decontul, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular la întoarcea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilind diferenţa de primit sau de restituit, avându-se în vedere eventuale penalizări şi semnând pentru verificare.
Diurna în străinătate
Diurna este acordată salariaţilor trimişi în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar acordată şi stabilită în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului; aceasta are rolul de acoperire a cheltuielilor de hrană, a celor mărunte, uzuale, precum şi a costului transportului în interiorul localităţii în care îşi desfăşoară activitatea salariatul, indemnizaţie zilnică în valută. Diurna în valută se diferenţiază pe două categorii şi se acordă la nivelul prevăzut pentru fiecare ţară în care are loc deplasarea.
Diurna în valută se acordă astfel:
- în cazul folosirii ca mijloc de transport avionul, diurna se va acorda pe perioada cuprinsă între momentul decolării avionului, la plecarea în străinătate, şi în momentul aterizării avionului, la sosirea în ţară, şi de pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a României.
- în cazul folosirii ca mijloc de transport a trenului sau mijloacelor auto, diurna se va acordă pe perioada cuprinsă între momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei sau de stat a României, atât la deplasarea în străinătate cât şi la revenirea în ţară.
Pentru fracţiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurna se acordă astfel:
- în cuantum reprezentând 50% pentru o perioadă de până la 12 ore
- în cuantum reprezentând 100% pentru o perioadă ce depăşeşte 12 ore
În cazul întreruperii călătoriei, determinate de programul de zbor al avioanelor, drepturile la diurnă şi cazare ale personalului se acordă, în continuare, la nivelul prevăzut pentru ţara de destinaţie, numai dacă sejurul pe perioada respectivă nu este asigurat de companiile care efectuează transportul.
Sumele în valută cuvenite personalului, în condiţiile precizate mai sus, se acordă sub formă de avans. Recuperarea avansului nejustificat sau a sumelor rămase necheltuite şi nedepuse sau depuse peste termenele prevăzute de lege, inclusiv a penalităţilor de întârziere, se face pe bază de dispoziţie emisă de către conducătorul instituţiei trimiţătoare, la propunerea compartimentului financiar contabil al unităţii care a acordat în valută, indifereant de unitatea la care este încadrat în muncă titularul de avans.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.
În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social după caz.
Cheltuielile de transport
Personalul autorităţilor şi instituţiilor publice, delegat sau detaşat de conducerea acestora să îndeplinească anumite sarcini de serviciu în localităţile situate la distanţe mai mari de 50 Km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă, are dreptul la decontarea cheltuielilor de transport dus-întors după cum urmează
- cu avionul, pe orice distanţă, clasă economică
- cu orice fel de tren, după tariful clasei a II-a, pe distanţe de până la 300 Km şi după tariful clasei I, pe distanţe mai mari de 300 Km.
Deplasarea cu autoturismul proprietate personală se poate face numai cu aprobarea prealabilă a ordonatorului de credite, atât pentru posesorul autoturismului cât şi pentru persoanele din cadrul aceleiaşi unităţi sau instituţii publice care se deplasează cu aceasta. În acest caz posesorul autoturismului va primi contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 Km parcurşi, pe distanţa cea mai scurtă.