Asociaţiile de proprietari au obligaţia să organizeze şi să conducă contabilitatea proprie, potrivit prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, în partidă dublă sau în partidă simplă, prin opţiune, potrivit hotărârii adunării generale a asociaţiei de proprietari.
Pentru activitatea de administrare care include activităţi de administrare tehnică, de contabilitate şi casierie, asociaţia de proprietari poate angaja fie persoane fizice atestate pentru funcţia de administrator de imobile, fie poate încheia contract de administrare cu persoane juridice specializate şi autorizate, care au ca obiect de activitate numai domeniul asociaţiilor de proprietari ori care au ca activitate principală administrarea imobilelor pe bază de tarife sau contract.
Candidaţii pentru funcţia de administrator de imobile trebuie să prezinte comitetului executiv al asociaţiei de proprietari documentele solicitate, garanţiile profesionale şi materiale prevăzute de lege.
Administratorul va depune, la cererea adunării generale a asociaţiei de proprietari, într-un cont bancar al asociaţiei de proprietari, o garanţie suficientă şi îndestulătoare, pe baza unui contract de garanţie încheiat în acest sens. Cuantumul garanţiei nu poate fi mai mic decât media anuala a totalului cheltuielilor lunare ale asociaţiei.
În cazul în care se constată de către reprezentanţii asociaţiei de proprietari sau de către proprietarii înşişi minusuri în gestiune, asociaţia poate dispune asupra unei sume de bani egale cu cuantumul minusului în gestiune, direct din contul bancar, cu aprobarea scrisă, expresă, anterioară a adunării generale, fără a avea nevoie de consimţământul (administratorului) deponentului garanţiei.
Administratorul, ca deponent al garanţiei, nu poate dispune în niciun mod de suma depusă drept garanţie şi nici de dobânda aferentă, decât după îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiţii: aprobarea descărcării de gestiune privind exerciţiul financiar precedent de către adunarea generală a membrilor asociaţiei de proprietari, precum şi încetarea contractului.
În practică, de cele mai multe ori, administratorii nu prezintă la angajare (conducerii asociaţiei de proprietari) garanţii materiale, fapt ce îngreunează procedura de recuperare a eventualelor prejudicii (minusuri în gestiune).
Inspectorii din cadrul compartimentului Sprijin Asociaţii-Primăria Mioveni, ca urmare a exercitării controlului asupra activităţii financiar-contabile din cadrul asociaţiilor de proprietari/locatari, au constatat la unele asociaţii deficienţe în activitatea administratorilor, astfel că procesele verbale de control au fost comunicate organelor de cercetare din cadrul Poliţiei oraşului Mioveni în vederea continuării cercetărilor şi încadrarea juridică a faptelor săvârşite de către administratori.
Cu privire la activitatea de management financiar (contabilitate şi casierie) au fost constatate următoarele deficienţe:
- administratorul nu a întocmit listele de plată a cotelor de întreţinere conform Ordinului nr. 1969/2007;
- administratorul nu a întocmit registrul jurnal, registrul inventar, registrul pentru evidenţa fondului de reparaţii, registrul pentru evidenţa fondului de rulment, registrul pentru evidenţa sumelor speciale, registrul pentru evidenţa fondului de penalizări, precum şi alte formulare specifice activităţii de contabilitate, prevăzute prin ordin al ministrului economiei şi finanţelor;
- asociaţia nu întocmeşte situaţia soldurilor elementelor de activ şi pasiv care are şi rol de balanţă de verificare şi bilanţ al asociaţiei;
- administratorul nu respectă prevederile Regulamentului operaţiunilor de casă;
- administratorul păstrează nejustificat sume mari de bani în casieria asociaţiei. Deşi există încasări acestea nu sunt depuse în termen către furnizorii de utilităţi de persoana împuternicită să achite facturile, fapt ce determină furnizorii să perceapă penalităţi pentru neplata în termen a facturilor, iar proprietarii să suporte nejustificat penalizări;
-administratorul nu are în vedere la întocmirea listelor de plată valoarea facturilor emise de furnizorii de utilităţi;
-administratorul nu gestionează corespunzător fondurile băneşti aflate în casieria asociaţiei şi nu respectă destinaţia sumelor încasate de la proprietari, aceasta nefiind în concordanţă cu listele de plată întocmite;
-asociaţia nu virează către bugetul de stat obligaţiile de plată.
Adunarea Generală a Proprietarilor trebuie să desemneze comisia de cenzori, care să asigure respectarea legalităţii în administrarea bunurilor materiale şi a fondurilor financiare ale asociaţiei de proprietari. Respectarea Legii nr.230/2007, care prevede ca atribuţie a comisiei de cenzori prezentarea adunării generale a proprietarilor cel puţin o dată pe an a raportului de gestiune. Comisia de cenzori a asociaţiei are obligaţia de a verifica periodic actele contabile ale asociaţiei în conformitate cu prevederile legale.
În situaţia descoperirii unor fraude sau lipsă în gestiune aceasta va sesiza organele competente, iar comitetul executiv al asociaţiei de proprietari va trebui să folosească căile legale pentru recuperarea prejudiciului şi pentru a acţiona în justiţie împotriva celui care se face vinovat.
Compartiment Sprijin Asociaţii Proprietari-Primăria Mioveni
Insp. Damaschin Julieta